8 conseils pour optimiser le fonctionnement hybride de collaborateurs en télétravail et en présentiel

1. se concentrer sur vos collaborateurs

En période de changements profonds, donner la priorité à votre équipe est essentiel. Faites une analyse pour comprendre ce dont vos employés ont vraiment besoin pour performer tant au bureau qu’à la maison. Écoutez ce qu’ils ont à vous dire. Sondez-les sur leur expérience de retour au travail, obtenez leur avis et soyez ouvert à de nouvelles façons de faire les choses. Encouragez votre équipe et assurez-vous que chacun s’adapte aux autres, en mode présentiel ou virtuel.

2. définir clairement les rôles

Certains rôles s’adaptent mieux au travail sur place, tandis que d’autres peuvent s’exercer à distance sans problème. Demandez vous si l’équilibre entre les personnes en télétravail et celles en présentiel est optimal ou si la répartition doit être revue. Les points de vue de la sécurité, de la distance physique, de la productivité et des besoins sont à considérer en priorité. Certains employés seraient-ils finalement plus productifs sur votre lieu de travail ? Y a-t-il des employés qui émettent le souhait de modifier leur fonctionnement en présentiel ou en télétravail et pour quelles raisons ? Tenez compte de leur feedback et définissez ensuite clairement les modalités de transition.

3. les espaces de travail

Vos espaces de travail ont probablement dû être réorganisés pour répondre aux nouvelles réglementations gouvernementales et aux règles de distanciation sociale. Les consignes sont-elles bien respectées ? Effectuez-vous un suivi régulier pour vérifier que la distanciation se fasse dans les meilleures conditions ? Y a-t-il des parcours et installations à optimiser ?Si vous avez choisi de créer des postes distants plus permanents, vos collaborateurs ont ils tous pu disposer des bons outils et des bonnes ressources pour leur espace de travail à domicile ? Avez-vous pensé à subventionner la connexion Internet, du mobilier ou un matériel spécifique ?

4. progresser étape par étape

Le gouvernement a procédé au déconfinement des entreprises par étape : vous pouvez suivre une approche similaire. N’essayez pas de tout faire en même temps et de remettre tout le monde au travail au plus vite. Prendre le temps de faire le bilan de chaque nouvelle étape franchie vous permettra de passer à la prochaine dans les meilleures conditions. Cela vous permettra aussi de rassurer vos collaborateurs avec une communication claire, motivante, et assurée car avertie.

5. être flexible

Ces étapes de retour au travail comprendront probablement des essais et des erreurs, alors soyez prêt à apporter les modifications nécessaires. La flexibilité est indispensable. Attendez-vous à ce que les choses changent rapidement. Avec des personnes travaillant à différents endroits et à des moments différents, une bonne ouverture d’esprit est de mise. Vous devrez peut-être essayer de nouveaux protocoles, utiliser de nouveaux outils et permettre à votre équipe d’innover à mesure que vous vous adapterez tous à cette nouvelle façon de fonctionner.

6. fixer des objectifs clairs

Vos collaborateurs en télétravail comme en présentiel ont-ils tous des objectifs clairs ? Avez-vous pris assez de temps pour expliquer vos attentes ? Vos collaborateurs sont-ils toujours en mesure de les atteindre avec ce fonctionnement hybride ? Une communication constante et un suivi de l’objectif sont la clé pour s’assurer de la bonne conduite de vos projets, alors n’hésitez pas à faire des points réguliers en s’assurant que toutes les conditions de succès soient bien réunies.

7. faciliter la communication

Vous devrez trouver un moyen de faciliter la collaboration entre les membres de votre équipe sur place et à distance. Quel moyens de communications se sont avérés les plus efficaces et à quelle fréquence ? Entre vidéoconférence, email, téléphone et outils collaboratifs, vous devez cerner rapidement lesquels sont les plus adaptés au travail collaboratif à distance, et partager vos bonnes pratiques autant que possible.

8. planifier une deuxième vague de COVID-19

Personne ne sait ce que l’avenir nous réserve. Malgré la reprise, vous pourriez devoir faire machine arrière. Ayez un plan pour vous adapter à la nouvelle façon de faire des affaires tout en gardant en tête que vous devrez peut-être fermer puis rouvrir de nouveau selon ce que l’avenir nous réserve.