comment intégrer un nouveau collaborateur ?

L’importance de l’onboarding

Les premières impressions comptent ! L’intégration d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise ou d’une équipe est une étape importante. C’est en effet là que des carrières, des collaborations ou encore des images de marque employeur peuvent se faire ou se défaire. Il est donc capital, aussi bien pour le nouvel arrivant que pour la structure qui l’intègre, de ne pas négliger le processus d’onboarding, c’est-à-dire toutes les pratiques mises en place pour accueillir et favoriser l’intégration dans l’équipe, en présentiel ou à distance (télétravail oblige !).

D’autant qu’un onboarding raté peut coûter cher. Entre les frais de recrutement, administratifs, de préparation/suivi et de formation, le coût :

• d’une mauvaise intégration (on considère l’échec si le collaborateur n’est pas présent le jour J, quitte la structure après sa période d’essai ou moins d’1 an après son embauche) est évaluée à minimum 7000€,
• quand celui d’un recrutement raté (départ prématuré de la recrue, soit sous moins de 12 mois après l’embauche) s’estime à plus de 30 000€.

Alors si vous pensez avoir trouvé la perle rare, n’hésitez pas à soigner son arrivée pour la garder (et pas uniquement la première semaine ou le premier mois 💪).

Réussir l’intégration d’un collaborateur en 3 étapes

Pour un processus d’accueil réussi, il est important que le nouveau collaborateur puisse :

• Etre immergé dans la culture d’entreprise dès le début,
• Savoir exactement comment être performant dans son rôle, et comment ses performances seront évaluées,
• Être régulièrement rencontré et rassuré pour vérifier que tout va bien, en particulier les premiers jours (attention à ne pas basculer dans le micro-management non plus),
• Se sentir le bienvenu non seulement sur le plan professionnel mais aussi humain.

Quelques méthodes concrètes pour qu’il se sente bien accueilli – et vous le rende. 👇

Étape n°1 : avant, place à la préparation de la période d’intégration !

• Réglez la paperasse : qui a envie de passer son premier jour à lire des documents qui auraient pu être transmis avant ? Pour ne pas faire fuir la nouvelle recrue, anticipez certaines formalités (signature de contrat, demande/réception des coordonnées et éléments de paiement, proposition de la mutuelle d’entreprise…). C’est également une preuve de respect et de considération.
• De la même manière, vous pouvez rédiger à l’avance plusieurs guides des « bonnes pratiques » selon les métiers et postes occupés, sous forme de petits fichiers PDF ou PowerPoint. Ils peuvent contenir des conseils donnés par les autres membres de l’équipe ou des points techniques. Cette démarche est particulièrement utile en distanciel, afin d’éviter les longues conversations en visio avant d’entrer dans le vif du sujet.
• Assurez l’environnement de travail : prévenez (et briefez si nécessaire) tous les membres de l’équipe, voire de l’entreprise si possible, afin que chaque personne connaisse au moins son nom et son poste. Vérifiez les conditions matérielles, que ce soit en présentiel (poste de travail, bureau, fournitures, badges…) ou à distance (connexion, boîte mail, accès aux logiciels…).
• Organisez un parcours d’intégration : préparez l’arrivée d’un nouveau venu en déterminant d’avance qui l’accueillera le jour J, comment et pour combien de temps ; créez un système de tutorat ou parrainage pour accompagner l’intégration des nouveaux arrivants au-delà du premier jour ; définissez les étapes clés de la période d’intégration (par exemple : jour J, 1 semaine après, 1 mois après, 3 mois après, 6 mois après, 12 mois après…) pour une prise de poste réussie sur le long terme.
• 🎁 Bonus : pour envoyer de bonnes ondes avant même d’avoir rejoint l’équipe, vous pouvez transmettre une vidéo de présentation de chaque membre, qui glisserait des touches sympathiques telles « Vivement que tu arrives ! », « Nous avons hâte de te rencontrer ! ». Si cela est trop complexe, un mail ou SMS avec un mot personnalisé sera déjà très appréciable.

Étape 2 : Le jour J, bien accueillir !

• Offrez-lui un livret d’accueil et/ou un kit de bienvenue pour marquer le début de cette nouvelle histoire… ! D’un côté le livret permet d’inscrire les valeurs de l’entreprise, son fonctionnement, l’organigramme, les informations pratiques et les réglementations ; de l’autre, le kit de bienvenue – avec tout ce qu’il peut offrir (mug personnalisé, t-shirt, carnet, clé usb…) – est une douce attention qui tend à créer un sentiment d’appartenance et à renforcer l’expérience collaborateur dès le premier jour.
• Faites « le tour du propriétaire » : le jour J est l’occasion de faire une visite des locaux et de rencontrer des collaborateurs (même à distance !). Vous pouvez organiser des temps de présentation des services en parcourant les lieux et les coupler à une sorte de “speed dating” avec des membres du service ou de l’entreprise. Le collaborateur onboardé aura ainsi une vision d’ensemble de l’organisation et des personnes-ressources (managers, service RH, informatique…).
• N’oubliez pas l’humain en favorisant les échanges informels (autour d’un petit-déjeuner, d’une pause café, d’un goûter ou after-work…). L’humour ou le « small talk » sont propices pour mettre le nouveau collègue à l’aise, n’hésitez pas à prévoir un jeu brise-glace (en présentiel ou à distance) pour se présenter et communiquer de façon ludique. Vous pouvez également partager les petites habitudes de la vie de bureau : si chacun amène son mug personnel dans la cuisine commune, précisez-le avant que la nouvelle recrue commette une boulette en buvant son café dans la tasse du comptable. 😉
• Enfin, concluez cette journée en faisant le point sur ses ressentis et ses attentes ainsi que son programme d’intégration sur les premières semaines, premiers mois et au-delà.

Étape 3 : Après, gardez le cap !

• Faites preuve de patience et ne pensez pas que l’onboarding prend fin après le premier jour, voire la première semaine. La phase d’intégration d’un nouveau salarié peut prendre plusieurs semaines. Inutile donc de vouloir une recrue opérationnelle à tout prix en deux jours : ce serait contre-productif.
• Confiez les missions de manière progressive. L’autonomie complète ne s’acquiert qu’au fil du temps et de l’encadrement.
• Fixez des objectifs, à court puis moyen/long terme (exemple : participer au projet X sur le 1er mois, débuter la coordination du projet au 3e mois, gérer de manière autonome le projet au 6e mois). Les objectifs simples permettent de consolider les bases, de revenir sur ce qui ne serait pas clair, et de monter peu à peu en confiance. Faites preuve de clarté et de précision dans la définition des tâches et la prise de fonction 💪.
• Assurez un suivi de l’intégration : prévoir un débriefing quotidien la première semaine et hebdomadaire les semaines suivantes (voire mensuel sur les mois d’après) est indispensable pour une intégration réussie sur le long-terme !
• N’hésitez pas à user de touches informelles pour entretenir cette bonne intégration : invitez à partager l’humeur ou la photo de la semaine, le feedback de tel collaborateur, faites-lui tirer le portrait pour l’annonce du nouveau poste…

Et plus encore :

Vous vous demandez ce que pense réellement la recrue des pratiques d’intégration, de son nouveau poste ou de l’organisation de l’équipe ? N’hésitez pas à lui demander de faire un rapport d’étonnement !