L’entreprise peut-elle rationaliser la réunionite aiguë ?

C’est ce que semblent penser nos deux experts…

Oui, en les simplifiant et les rendant plusefficaces »

Matthieu Beucher,Ceo de Klaxoon, une start-up rennaise qui souhaite révolutionner les réunions grâce à une batterie d’applications ludiques qui vont du quizz au brainstorming géant.

Pour Matthieu Beucher, nous assistons à un changement d’époque qui se traduit par une véritable révolution dans la manière de travailler ensemble. Les réunions sont pour lui des moments de partage essentiels pour faire avancer une entreprise mais pour les rendre plus efficaces il faut les faire autrement. Et pour les rationaliser, il préconise tout d’abord d’en faire moins et de les rendre plus interactives. Pour lui, « la réunion doit être aussi plaisante qu’un jeu. »Selon Matthieu Beucher,

toutes les réunions devraient aboutir à une prise de décision. Aujourd‘hui elles sont beaucoup trop longues : 1h30 en moyenne, alors qu’elles ne devraient pas durer plus de 30 minutes pour que chacun reste concentré, et ne sont pas assez efficaces : 1 sur 4 aboutit sur une décision.

Les entreprises qui font appel à nous comprennent l’intérêt de rationaliser les réunions. Avec nos outils, nous n’avons pas juste amélioré la réunion, nous proposons une autre façon de travailler en équipe », explique-t-il.

Le but de Klaxoon : rendre les réunions 100% participatives. Et cette jeune pousse met le digital au service d’un travail plus collaboratif.

Quand on a les bons outils, on est plus efficace. Nous utilisons un management visuel qui permet d’exprimer simplement ses idées en aidant à la réflexion. Nous essayons de faire en sorte que le travail d’équipe ne soit pas contraint mais source de plaisir.

Avec Klaxoon, nous stimulons l’échange et le dialogue. Il faut absolument donner un rythme aux réunions pour les rendre productives ».

Sur ce point, notre second expert confirme l’intérêt de réduire le temps passé en réunion et de les séquencer.

Non, certaines entreprises ne sont pas prêtes à changer de modèle »,

Sacha Lopezco-fondateur du cabinet de conseil le Worklab et auteur du Guide de survie aux réunions publié aux éditions Pearson.

Selon Sacha Lopez,

le problème qui se pose aujourd’hui, c’est qu’on n’a jamais vraiment appris à travailler à plusieurs, à collaborer. Et les entreprises n’ont pas toujours les règles et les codes nécessaires pour animer des temps collectifs ».

Et c’est pour cela qu’il propose à ses clients une nouvelle façon de travail avec le Worklab, un organisme de formation qui se veut plus créatif, ludique et collaboratif.

Pour Sacha Lopez,

les statistiques sur les réunions sont effrayantes. Beaucoup d’entreprises organisent trop de réunions qui ne sont pas toujours productives. Pis, 33% des cadres confient s’être déjà assoupis lors d’une réunion ! En moyenne, un cadre passe 4h par semaine en réunion et 16 ans sur toute une carrière ! Pourtant, elles devraient être réduites de moitié pour être efficaces et permettre à tous les participants… de participer et de ne pas seulement écouter quelqu’un parler.

Certains participants se sentent parfois inutiles. D’où l’importance de revoir le modèle des réunions mais la question n’est pas de les supprimer », poursuit-il.

Les réunions sont essentielles mais ne sont pas toujours réalisées dans les règles de l’art selon l’auteur du guide de survie aux réunions interminables…

Il faut évidemment garder les temps de réunions mais les faire autrement. En les rythmant par exemple. En minutant chaque séquence les participants seront obligés d’aller à l’essentiel. Un des problèmes des réunions interminables, c’est qu’elles ne sont pas rythmées et que les collaborateurs n’osent ou ne peuvent pas toujours exprimer leurs idées. Elles sont en effet souvent descendantes. Pour pallier cela, il est nécessaire de se réunir en petit groupe, se limiter à 8 personnes maximum et faire en sorte de faire participer tout le monde pour co-construire les solutions. »

Le temps des réunions qui durent des heures pour ne finalement se mettre d’accord que sur la date de la prochaine réunion semble donc révolu.