Conseils aux entreprises pour organiser la reprise d’activité

Chaque journée d’inactivité représente pour les travailleurs et les entreprises une perte de revenu difficile à récupérer. Naturellement, les employeurs sont impatients de rouvrir et d’établir de nouvelles normes post-Covid-19. Cependant, être trop pressé ou négliger de prendre les mesures de sécurité requises pourrait conduire à une deuxième vague de Covid-19, peut-être plus intense que la première. Les entreprises doivent donc se munir d’un plan d’actions à toute épreuve en s’assurant de bien choisir la façon de procéder.

suivre les recommandations du gouvernement

Plusieurs ordonnances sont en vigueur dans le pays. Bien que le gouvernement ait partagé des lignes directrices destinées aux entreprises partout en France, certaines municipalités conservent une marge plus restrictive dans leur application.Si votre entreprise est établie à plusieurs endroits, vous devrez peut-être créer un plan distinct pour chaque emplacement. Vous pouvez planifier un déploiement en plusieurs phases.La réouverture dans tous les secteurs se fera progressivement. Il est essentiel de suivre attentivement les dernière mesures annoncées par le gouvernement concernant votre secteur d’activité, mais aussi les directives de votre mairie. Si votre entreprise est autorisée à rouvrir, vous devez vous assurer de respecter les normes d’hygiène nécessaires, quitte à attendre plus longtemps pour rouvrir, ou prendre des précautions supplémentaires. L’entreprise qui ne respecte pas les règles s’exposera à des sanctions, mais aussi à la réprobation du public, ce qui pourrait lui nuire à long terme.

consulter vos experts en interne

Il est important de prendre un moment pour  consulter vos experts en interne afin d’évaluer les possibilités. Vous devez identifier les mesures que vous devrez prendre dès la reprise de votre activité pour protéger vos employés et votre entreprise. Voici les équipes que vous devriez impliquer dans la planification de votre réouverture.

À noter

Si vous êtes une petite entreprise et que vous n’avez pas de spécialiste dans ces domaines, il est fortement recommandé de faire appel à des consultants. Ces experts s’assureront que votre stratégie est bien équilibrée.

évaluation des risques

Votre équipe d’évaluation des risques déterminera s’il est économiquement et socialement responsable pour votre entreprise de reprendre ses activités. L’évaluation des risques prend en considération des facteurs tels que les restrictions légales, votre stabilité financière et la sécurité des employés.santé et sécuritéLes précautions en matière de santé et de sécurité seront la pierre angulaire de votre plan de retour au travail. Vous devrez adopter de nouvelles mesures de sécurité rigoureuses pour respecter la réglementation gouvernementale. Votre équipe de santé et de sécurité jouera un rôle crucial pour déterminer les mesures requises dans votre ou vos commerces et la façon de les implanter. Si vous n’avez pas de personnel dédié à cette fonction dans votre structure, vous pouvez faire appel à HR consultancy partners, cabinet spécialiste en la matière.

finances

Votre équipe des finances devra analyser les frais généraux, estimer la masse salariale et fournir des informations sur les différents scénarios de réouverture d’un point de vue financier. Votre organisation perdra-t-elle de l’argent à court terme ? Si oui, combien de temps faudra-t-il pour revenir à un rendement net positif ? Quelles dépenses peuvent être réduites pour atteindre plus rapidement la rentabilité ? Vous devez connaître votre situation financière globale.

juridique

Les lois et les règlements changent rapidement au gré des mesures prises par les gouvernements pour protéger les Français pendant la pandémie. Votre équipe juridique veillera à ce que votre stratégie de retour au travail soit conforme aux exigences gouvernementales et municipales, et à ce que les mesures nécessaires soient prises pour protéger votre entreprise et vos employés.

ressources humaines

Les RH peuvent fournir des informations sur la disponibilité des employés, assurer le recrutement pour combler les lacunes de votre personnel et adapter les politiques et protocoles internes en fonction de votre réalité commerciale post-Covid-19. Les ressources humaines contribueront également à soutenir vos employés tout au long de la transition vers un retour au travail.

protéger vos employés

La santé et la sécurité doivent être au cœur de votre plan de retour au travail. Avant de pouvoir rouvrir votre entreprise, vous devrez avoir mis en place un plan solide pour protéger vos employés pendant qu’ils travaillent. Les mesures en matière de santé et de sécurité de que vous appliquerez doivent s’appuyer sur les recommandations mises à disposition par le gouvernement, que vous devrez consulter régulièrement. Vous pourrez y trouver des conseils par secteur et type de métier , des mesures générales de protection ainsi que vos obligations.Votre plan devra notamment tenir compte des éléments suivants :

maintenir la distance physique

Les recommandations gouvernementales indiquent que chaque salarié devra pouvoir évoluer dans un minimum de 4 m2 dans tous les lieux de l’entreprise (couloirs, cantine, cafétéria…) et qu’un open space de 100 m2 ne pourra pas accueillir plus de 25 salariés.Tous vos employés peuvent-ils maintenir la distance physique recommandée tout en travaillant ? Devrez-vous afficher des démarquations au sol, installer des barrières en plexiglas ou utiliser d’autres équipements de protection pour réduire le risque de transmission du Covid-19 ?Les entreprises peuvent rouvrir de manière progressive, avec un nombre réduit d’employés puis réintroduire lentement davantage de salariés. Autre solution pour limiter les contacts, vous pouvez établir des quarts de travail, c’est à dire une division en 2 ou 3 espaces de temps de travail successifs dans la journée.

accès au lavage des mains et nettoyage fréquent

Vos employés doivent avoir accès à une salle d’eau ou à une autre installation où se laver les mains. Les lieux de travail devront être nettoyés quotidiennement et plusieurs fois par jour. Les surfaces souvent touchées telles que les poignées de porte, les comptoirs et les boutons d’ascenseur pourraient devoir être nettoyées plusieurs fois au cours de la journée. Pouvez-vous compter sur les fournitures et le personnel nécessaires pour assurer un nettoyage rigoureux ?

formation et application des nouvelles mesures.

Une communication détaillée auprès de vos employés est nécessaire. Vous devez être clair sur vos nouvelles consignes ou changements de process, avant que vos employés retournent à leur poste. Suivez l’application de ces consignes dès le début de la reprise, en vous assurant que leur application est respectée, mais aussi en vérifiant que les process imaginés fonctionnent correctement et en les réadaptant à la réalité du terrain si nécessaire.

procédures à l’égard des employés malades.

Prévoyez une politique claire à l’égard des employés malades. Quelle est votre politique en matière de congés maladie ? Que ferez-vous si quelqu’un se présente au travail en étant malade ? Quand un employé malade sera-t-il autorisé à retourner au travail ? Quelle consigne donner à des employés qui ont été en contact avec un salarié touché par le Covid-19 ?  Vous devez réfléchir à ces situations.

la gestion des ressources humaines

Vos employés sont le moteur de votre entreprise. S’assurer que votre équipe est informée et en mesure de se présenter au travail sera un élément fondamental de votre stratégie.

Voici quelques éléments sur lesquels votre équipe RH doivent se pencher :

élaborer un plan de transition pour le retour au travail

Bien que le gouvernement ait annoncé le déconfinement à partir du 11 mai, vos employés pourraient être nerveux à l’idée de retourner au travail. Il est essentiel que vous communiquiez avec eux et leur fassiez part à l’avance de votre plan de transition. Soyez proactif et faites savoir à votre personnel que vous avez un plan de transition soigneusement étudié qui donne la priorité à leur sécurité.

employés qui ne souhaitent pas revenir au travail

Certains employés peuvent refuser de reprendre le travail, même si les entreprises ont le feu vert pour rouvrir. Par exemple, les personnes à santé fragile, ou qui s’occupent d’enfants à la maison devront peut-être retarder leur retour au travail. D’autres peuvent tout simplement indiquer leur réticence à revenir pour des raisons personnelles. Vous devrez déterminer qui est autorisé à travailler à distance et qui doit se présenter sur le lieu de travail. Élaborez des politiques claires et communiquez-les à vos employés.

faire face à un sous-effectif

Vous pourriez devoir combler de toute urgence une pénurie d’employés avant de pouvoir reprendre vos activités. C’est pourquoi vous devez mettre en place une stratégie de recrutement rapide et sécurisée. Si vous avez besoin d’aide pour créer votre réservoir de talents et pourvoir rapidement les postes clés, un partenaire comme Randstad peut vous aider. Contactez-nous pour développer ensemble une stratégie de recrutement !

se rendre au travail

Assurez-vous que vos employés disposent d’un moyen de transport sûr pour se rendre au travail qui présente un risque minimal pour leur santé. Vous devrez prendre en compte les capacité de déplacement de chacun avant de mobiliser vos collaborateurs sur leur lieu de travail, il en va de la santé collective de vos employés. Examinez les options disponibles. Les modes de transport comme la marche, le vélo et la voiture doivent être privilégiés. Si aucune de ces options n’est possible, vous pouvez envisager de fournir aux employés des bons de taxi. Suivre et respecter les mesures du gouvernement, faire appel à vos experts en interne, sécuriser la reprise de vos employés… Nous vous proposons ces conseils afin de partager les meilleures pratiques pour reprendre le travail. Les informations sont fournies uniquement à titre indicatif, dans un contexte à date de publication. Nous vous recommandons d’effectuer des recherches supplémentaires liées à l’activité de votre entreprise, et consulter des experts avant de prendre des décisions majeures pour votre entreprise. Nous souhaitons à toute et à toute une bonne reprise. Cet article a été inspiré par Randstad Canada.